Xử lý tình huống trong đấu thầu quy định tại Điều 70 của Luật Đấu thầu được thực hiện như sau:
1. Trường hợp có lý do cần điều chỉnh giá gói thầu hoặc nội dung gói thầu, chủ đầu tư phải tiến hành thủ tục điều chỉnh kế hoạch đấu thầu theo các quy định của pháp luật trước thời điểm mở thầu, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.
2. Trường hợp dự toán của gói thầu được duyệt thấp hơn hoặc cao hơn giá gói thầu đã duyệt thì dự toán sẽ thay thế giá gói thầu để làm cơ sở xem xét kết quả lựa chọn nhà thầu mà không phải làm thủ tục điều chỉnh giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt; trong trường hợp dự toán của các gói thầu do chủ đầu tư phê duyệt cao hơn giá gói thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu thì chủ đầu tư phải bảo đảm tổng giá trị cao hơn đó nằm trong tổng mức đầu tư của dự án được duyệt, trường hợp vượt tổng mức đầu tư phải thực hiện điều chỉnh tổng mức đầu tư theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp tại thời điểm đóng thầu, đóng sơ tuyển, hết hạn nộp hồ sơ quan tâm, hết hạn nộp hồ sơ đề xuất đối với chào hàng cạnh tranh có ít hơn 3 nhà thầu nộp hồ sơ thì bên mời thầu phải báo cáo ngay (trực tiếp, bằng điện thoại, bằng thư điện tử hoặc bằng văn bản) lên cấp có thẩm quyền giải quyết để xem xét, giải quyết trong thời hạn không quá 4 giờ theo một trong hai cách sau đây:
a) Báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền (trừ trường hợp chào hàng cạnh tranh có giá gói thầu dưới 1 tỷ đồng theo quy định tại điểm b dưới đây) cho phép gia hạn thời điểm đóng thầu hoặc mở ngay các hồ sơ đã nộp để tiến hành đánh giá;
b) Báo cáo chủ đầu tư cho phép gia hạn thời điểm đóng sơ tuyển, thời hạn nộp hồ sơ quan tâm và nộp báo giá nhằm tăng thêm số lượng nhà thầu nộp hồ sơ hoặc mở ngay hồ sơ đề xuất đối với trường hợp chào hàng cạnh tranh có giá gói thầu dưới 1 tỷ đồng để tiến hành đánh giá.
Trường hợp gia hạn thời gian thì phải quy định rõ thời điểm đóng thầu, thời điểm đóng sơ tuyển, thời hạn nộp hồ sơ quan tâm và nộp hồ sơ đề xuất mới và các thời hạn tương ứng để nhà thầu sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ đã nộp theo yêu cầu mới.
Đối với gói thầu thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ thì việc xử lý tình huống này sẽ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan khác ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh liên quan tới dự án. Trường hợp báo cáo bằng điện thoại hoặc trực tiếp thì sau đó chủ đầu tư hoàn tất thủ tục bằng văn bản trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ thời điểm đóng thầu, đóng sơ tuyển, hết hạn nộp hồ sơ quan tâm hoặc hồ sơ đề xuất chào hàng.
4. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần thì trong hồ sơ mời thầu cần nêu rõ điều kiện chào thầu, biện pháp và giá trị bảo đảm dự thầu cho từng phần hoặc nhiều phần và phương pháp đánh giá đối với từng phần hoặc nhiều phần để các nhà thầu tính toán phương án chào thầu theo khả năng của mình.
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu sẽ được thực hiện trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc tổng giá đánh giá của gói thầu là thấp nhất và giá trúng thầu của cả gói thầu không vượt giá gói thầu được duyệt mà không so sánh với ước tính chi phí của từng phần.
Trường hợp có một phần hoặc nhiều phần thuộc gói thầu không có nhà thầu tham gia đấu thầu hoặc không có nhà thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật, chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư để điều chỉnh kế hoạch đấu thầu của gói thầu theo hướng tách các phần đó thành gói thầu riêng với giá gói thầu là tổng chi phí ước tính tương ứng của các phần; việc lựa chọn nhà thầu đối với các phần công việc có nhà thầu tham gia và được đánh giá đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật vẫn phải bảo đảm nguyên tắc tổng giá đánh giá của các phần là thấp nhất và giá trúng thầu của các phần này không vượt tổng chi phí ước tính của các phần đó mà không so sánh với ước tính chi phí của từng phần.
5. Trường hợp hồ sơ dự thầu có đơn giá khác thường mà gây bất lợi cho chủ đầu tư thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu giải thích, làm rõ bằng văn bản về những đơn giá khác thường đó. Nếu sự giải thích của nhà thầu không đủ rõ, không có tính thuyết phục thì đây được coi là sai lệch và thực hiện hiệu chỉnh sai lệch theo quy định như đối với nội dung chào thừa hoặc thiếu của hồ sơ dự thầu so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 30 Nghị định này. Đối với gói thầu có sử dụng vốn ODA, trường hợp nhà tài trợ quy định không được hiệu chỉnh đơn giá chào thầu của nhà thầu thì nếu bên mời thầu nhận định các đơn giá đó là khác thường, ảnh hưởng đến tính khả thi trong quá trình thực hiện hợp đồng thì báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền để yêu cầu nhà thầu tăng giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng với mức tối đa là 30% giá hợp đồng.
6. Đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp, gói thầu lựa chọn tổng thầu (trừ tổng thầu thiết kế), trường hợp giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của các nhà thầu đều vượt giá gói thầu đã duyệt thì chủ đầu tư phải báo cáo bằng văn bản đến người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền để xem xét, quyết định xử lý theo một trong các giải pháp sau đây:
a) Cho phép các nhà thầu này được chào lại giá dự thầu;
b) Cho phép đồng thời với việc chào lại giá dự thầu sẽ xem xét lại giá gói thầu, nội dung hồ sơ mời thầu đã duyệt, nếu cần thiết.
Trường hợp cho phép các nhà thầu được chào lại giá dự thầu thì cần quy định rõ thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ chào lại giá (trong thời hạn tối đa là 10 ngày) cũng như quy định rõ việc mở các hồ sơ chào lại giá như quy trình mở thầu theo quy định tại khoản 3 Điều 28 Nghị định này. Trường hợp cần điều chỉnh lại giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt thì người quyết định đầu tư có trách nhiệm phê duyệt điều chỉnh trong thời gian tối đa là 10 ngày (song phải bảo đảm trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ chào lại giá) kể từ ngày nhận được báo cáo của chủ đầu tư.
c) Cho phép điều chỉnh lại giá gói thầu căn cứ giá dự thầu của nhà thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch thấp nhất và được mời nhà thầu đó vào đàm phán nhưng phải bảo đảm giá sau đàm phán không được vượt giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của nhà thầu đó. Người phê duyệt cho phép điều chỉnh giá trong trường hợp như vậy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình trên cơ sở bảo đảm các điều kiện sau đây:
- Gói thầu đó được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi;
- Quá trình tổ chức đấu thầu được tiến hành đúng quy trình và bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch;
Việc tăng giá gói thầu đó không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt, hiệu quả của dự án vẫn được bảo đảm.
7. Trường hợp chỉ có một hồ sơ dự thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu lựa chọn tổng thầu xây dựng, trừ gói thầu lựa chọn tổng thầu thiết kế) thì không cần xác định giá đánh giá mà chỉ xác định giá đề nghị trúng thầu để có cơ sở xem xét kết quả trúng thầu, trường hợp giá đề nghị trúng thầu của nhà thầu vượt giá gói thầu được duyệt thì xử lý theo quy định tại khoản 6 Điều này
8. Trường hợp có hai hồ sơ dự thầu có kết quả đánh giá tốt nhất, ngang nhau (về số điểm hoặc giá đánh giá) thì sẽ xem xét trao thầu cho nhà thầu có giá đề nghị trúng thầu thấp hơn, trừ các trường hợp ưu đãi theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định này.
9. Trường hợp giá đề nghị ký hợp đồng vượt giá trúng thầu được duyệt thì chủ đầu tư phải báo cáo bằng văn bản đến người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền để xem xét, quyết định.
10. Trường hợp giá đề nghị trúng thầu do chủ đầu tư, cơ quan thẩm định đề nghị thấp bất thường hoặc thấp dưới năm mươi phần trăm (50%) giá gói thầu, hoặc dự toán được duyệt thì trước khi phê duyệt kết quả đấu thầu, người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền có thể đưa ra các biện pháp phù hợp như thành lập tổ thẩm định liên ngành để thẩm định kỹ hơn về hồ sơ dự thầu của nhà thầu hoặc đưa ra các biện pháp phù hợp trong hợp đồng đề bảo đảm tính khả thi cho việc thực hiện.
11. Trường hợp thực hiện sơ tuyển, lựa chọn danh sách nhà thầu để mời tham gia đấu thầu mà có ít hơn 3 nhà thầu đáp ứng yêu cầu thì chủ đầu tư căn cứ điều kiện cụ thể của gói thầu xử lý theo một trong hai cách sau đây:
a) Báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền xem xét, quyết định cho phép phát hành ngay hồ sơ mời thầu cho nhà thầu đã trúng sơ tuyển, nhà thầu trong danh sách mời tham gia đấu thầu;
b) Chủ đầu tư tiến hành sơ tuyển bổ sung, lựa chọn bổ sung nhà thầu vào danh sách mời tham gia đấu thầu. Trong trường hợp này, nhà thầu đã được đánh giá đáp ứng được bảo lưu kết quả đánh giá mà không phải làm lại hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm nhưng bên mời thầu phải đề nghị các nhà thầu này cập nhật thông tin về năng lực.
12. Trường hợp trong hồ sơ mời thầu quy định nhà thầu được đề xuất biện pháp thi công khác với biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu, phần sai khác giữa khối lượng công việc theo biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu và khối lượng công việc theo biện pháp thi công do nhà thầu đề xuất sẽ không bị hiệu chỉnh theo quy định tại Điều 30 Nghị định này. Phần sai khác này cũng không bị tính vào sai lệch để loại bỏ hồ sơ dự thầu theo quy định tại Điều 45 của Luật Đấu thầu.
13. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá, trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, việc xác định giá dự thầu sẽ được thực hiện trên cơ sở giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch trừ đi giá trị giảm giả theo thư giảm giá. Trong trường hợp đó, việc xác định giá trị tuyệt đối của lỗi số học hoặc sai lệch được tính trên cơ sở giá dự thầu ghi trong đơn.
Ngoài các trường hợp nêu trên, khi phát sinh tình huống thì bên mời thầu, chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được uỷ quyền xem xét, quyết định.
