Biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng có cần thiết trước khi ký hợp đồng

Hỏi:

Biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng có cần thiết trước khi ký hợp đồng ?

Có cần thiết trước khi ký HĐ nào cũng phải có biên bản thương thảo hoàn thiện Hợp đồng và dự thảo Hợp đồng hay không trong khi đã ký Hợp đồng rất nhiều lần với Nhà thầu đó và với những gói thầu có nội dung tương tự ?

Trả lời:

Thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng là 1 khâu trong trình tự thực hiện đấu thầu (qui định tại Khoản 4 Điều 4 Luật Đấu thầu) và trong NĐ85/CP (Đ21 cho đấu thầu DVTV, Đ31 cho đấu thầu MSHH, XL), trong các mẫu HSMT do Bộ KH&ĐT ban hành đều hướng dẫn chi tiết nội dung này. Do vậy cần hiểu rằng đây là 1 nội dung cần thiết và bắt buộc phải thực hiên. Kết quả của công việc “thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng” chính là Biên bản thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng. Đây là 1 văn bản quan trọng vì trong thành phần Hợp đồng thì nó có vị trí pháp lý thứ 2 (chỉ đứng sau văn bản họp Hợp đồng có chữ ký của Đại diện hợp pháp của Nhà thầu và Đại diện hợp pháp của Chủ đầu tư). Có điều là nếu HSMT, HSDT là rõ ràng, chi tiết, gói thầu đơn giản thì việc thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng và Biên bản lập tiếp đó cũng được thực hiện nhanh chóng và đôi khi chỉ là thủ tục.

Trước khi Nhà thầu trúng thầu được mời vào thương thảo hoàn hiện Hợp đồng thì trong thông báo của Bên mời thầu có gửi kèm theo Dự thảo hợp đồng (theo mẫu nêu trong HSMT) đã được ghi các thông tin cụ thể của gói thầu, đồng thời nói rõ kế hoạch, thời gian, địa điểm và những vấn đề cần trao đổi khi thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng. Tuy nhiên Dự thảo hợp đồng này là của phía BMT, kết quả của việc thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng sẽ là 1 bản Hợp đồng được 2 bên (Chủ đầu tư và Nhà thầu) cùng thống nhất để sẽ ký làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện. Nhưng một khi chưa được ký và đóng dấu thì nó vẫn được coi là “Dự thảo”. Nghĩa là Dự thảo Hợp đồng luôn luôn là 1 sản phẩn không thể bỏ qua.

Cuối cùng, về việc Nhà thầu là ban hành đã từng ký Hợp đồng với nhau nhiều lần với nội dung tương tự thì các công việc nêu trên vẫn phải thực hiện. Có chăng mọi việc sẽ đơn giản, nhanh chóng gọn chứ không thể bỏ qua.