Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ THẦU

Mục 7. Ngôn ngữ sử dụng 

HSDT cũng như tất cả văn bản, tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu liên quan đến việc đấu thầu phải được viết bằng ngôn ngữ như quy định trong BDL.

Mục 8. Nội dung HSDT

HSDT do nhà thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

1. Đơn dự thầu theo quy định tại Mục 10 Chương này;

2. Giá dự thầu và biểu giá theo quy định tại Mục 11 Chương này;

3. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 13 Chương này;

4. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa theo quy định tại Mục 14 Chương này;

5. Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 15 Chương này;

6. Các nội dung khác quy định tại BDL.

Mục 9. Thay đổi tư cách tham gia đấu thầu 

Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua HSMT thì thực hiện theo quy định tại BDL.

Mục 10. Đơn dự thầu

Đơn dự thầu do nhà thầu chuẩn bị và phải được ghi đầy đủ theo Mẫu số 1 Chương IV, có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu (là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương IV). Trường hợp ủy quyền, nhà thầu gửi kèm theo các tài liệu, giấy tờ theo quy định trong BDL để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký, trừ trường hợp trong văn bản thỏa thuận liên danh có quy định các thành viên trong liên danh thỏa thuận cho thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự thầu. Trường hợp từng thành viên liên danh có ủy quyền thì thực hiện như đối với nhà thầu độc lập.

Mục 11. Giá dự thầu và biểu giá 

1. Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc HSDT sau khi trừ phần giảm giá (nếu có). Giá dự thầu của nhà thầu phải bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu về cung cấp nêu tại Phần thứ hai của HSMT này.

2. Nhà thầu phải ghi các thông tin phù hợp vào biểu giá như đơn giá, thành tiền cho từng hạng mục hàng hóa (lập theo Mẫu số 4, số 5 và số 6 Chương IV). Trong mỗi biểu giá, nhà thầu phải ghi rõ các yếu tố cấu thành giá chào theo quy định trong BDL.

3. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì có thể nộp cùng với HSDT hoặc nộp riêng song phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp thư giảm giá nộp cùng với HSDT thì nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu trước hoặc tại thời điểm đóng thầu hoặc phải có bảng kê thành phần HSDT trong đó có thư giảm giá. Trong thư giảm giá cần nêu rõ nội dung và cách thức giảm giá vào các hạng mục cụ thể nêu trong biểu giá. Trường hợp không nêu rõ cách thức giảm giá thì được hiểu là giảm đều theo tỷ lệ cho tất cả hạng mục nêu trong biểu giá.

4. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần độc lập và cho phép dự thầu theo từng phần như quy định trong BDL thì nhà thầu có thể chào cho một hoặc nhiều phần của gói thầu. Nhà thầu cần chào đủ các hạng mục trong một hoặc nhiều phần của gói thầu mà mình tham dự.

5. Các thuật ngữ EXW, CIP, CIF và các thuật ngữ tương tự khác được hiểu theo giải thích của Incoterms ban hành vào thời gian được quy định trong BDL.

Mục 12. Đồng tiền dự thầu

Giá dự thầu được chào bằng đồng tiền được quy định trong BDL.

Mục 13. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu 

1. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu:

a) Đối với nhà thầu độc lập, phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của mình như quy định trong BDL.

b) Đối với nhà thầu liên danh, phải cung cấp các tài liệu sau đây:

- Các tài liệu nêu tại điểm a khoản này đối với từng thành viên trong liên danh;

- Văn bản thỏa thuận liên danh giữa các thành viên theo quy định tại khoản 2 Mục 2 Chương này.

2. Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu:

a) Các hợp đồng đang thực hiện và các hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện được liệt kê theo Mẫu số 8 và Mẫu số 9 Chương IV; năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính được liệt kê theo Mẫu số 10 Chương IV, năng lực tài chính của nhà thầu được liệt kê theo Mẫu số 12 Chương IV. Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu liên danh là tổng năng lực và kinh nghiệm của các thành viên trên cơ sở phạm vi công việc mà mỗi thành viên đảm nhận, trong đó từng thành viên phải chứng minh năng lực và kinh nghiệm của mình là đáp ứng yêu cầu của HSMT cho phần việc được phân công thực hiện trong liên danh.

b) Các tài liệu khác được quy định trong BDL.

3. Việc sử dụng lao động nước ngoài được quy định trong BDL()

Mục 14. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa 

1. Nhà thầu phải nêu rõ xuất xứ của hàng hóa (theo quy định tại Mục 3 Chương này), ký mã hiệu, nhãn mác của sản phẩm và các tài liệu kèm theo để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa.

2. Nhà thầu phải cung cấp các tài liệu theo quy định trong BDL để chứng minh hàng hóa được cung cấp là phù hợp (đáp ứng) yêu cầu của HSMT.

Mục 15. Bảo đảm dự thầu 

1. Khi tham gia đấu thầu, nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu theo quy định trong BDL. Trường hợp liên danh thì phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu theo một trong hai cách sau:

a) Từng thành viên trong liên danh sẽ thực hiện riêng rẽ bảo đảm dự thầu nhưng bảo đảm tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 15 BDL; nếu bảo đảm dự thầu của một thành viên trong liên danh được xác định là không hợp lệ thì HSDT của liên danh đó sẽ bị loại theo điều kiện tiên quyết.

b) Các thành viên trong liên danh thỏa thuận để một thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh. Trong trường hợp này, bảo đảm dự thầu có thể bao gồm tên của liên danh hoặc tên của thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh nhưng đảm bảo tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 15 BDL.

2. Bảo đảm dự thầu được coi là không hợp lệ khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: có giá trị thấp hơn, không đúng đồng tiền quy định, thời gian hiệu lực ngắn hơn, không nộp theo địa chỉ (tên và địa chỉ của bên mời thầu) và thời gian quy định trong HSMT, không đúng tên gói thầu, tên nhà thầu (đối với nhà thầu liên danh thì theo quy định tại khoản 1 Mục này), không phải là bản gốc và không có chữ ký hợp lệ (đối với thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính).

3. Nhà thầu không trúng thầu sẽ được hoàn trả bảo đảm dự thầu trong thời gian quy định trong BDL. Đối với nhà thầu trúng thầu, bảo đảm dự thầu được hoàn trả sau khi nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng.

4. Nhà thầu không được nhận lại bảo đảm dự thầu trong các trường hợp sau đây:

a) Rút HSDT sau khi đóng thầu mà HSDT vẫn còn hiệu lực;

b) Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu mà không tiến hành hoặc từ chối tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng hoặc đã thương thảo, hoàn thiện xong nhưng từ chối ký hợp đồng mà không có lý do chính đáng;

c) Không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hợp đồng có hiệu lực.

Trường hợp một thành viên trong liên danh vi phạm dẫn đến nhà thầu không được nhận lại bảo đảm dự thầu theo quy định tại khoản này thì tất cả thành viên trong liên danh đều bị tịch thu bảo đảm dự thầu.

Mục 16. Thời gian có hiệu lực của HSDT 

1. Thời gian có hiệu lực của HSDT được tính từ thời điểm đóng thầu và phải đảm bảo như quy định trong BDL. HSDT có thời gian hiệu lực ngắn hơn so với quy định trong BDL là không hợp lệ và bị loại.

2. Bên mời thầu có thể gửi văn bản yêu cầu nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của HSDT một hoặc nhiều lần với tổng thời gian của tất cả các lần yêu cầu nhà thầu gia hạn không quá 30 ngày, đồng thời yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc gia hạn thì HSDT của nhà thầu này không được xem xét tiếp và trong trường hợp này nhà thầu được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Mục 17. Quy cách của HSDT và chữ ký trong HSDT

1. Nhà thầu phải chuẩn bị một bản gốc và một số bản chụp HSDT được quy định trong BDL và ghi rõ “bản gốc” và “bản chụp” tương ứng. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc. Trong quá trình đánh giá, nếu bên mời thầu phát hiện bản chụp có lỗi kỹ thuật như chụp nhòe, không rõ chữ, chụp thiếu trang hoặc các lỗi khác thì lấy nội dung của bản gốc làm cơ sở. Trường hợp bản chụp có nội dung sai khác so với bản gốc thì tùy theo mức độ sai khác, bên mời thầu sẽ quyết định xử lý cho phù hợp, chẳng hạn sai khác đó là không cơ bản, không làm thay đổi bản chất của HSDT thì được coi là lỗi chấp nhận được; nhưng nếu sai khác đó làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT so với bản gốc thì bị coi là gian lận, HSDT sẽ bị loại, đồng thời nhà thầu sẽ bị xử lý theo quy định tại Mục 37 Chương này.

2. HSDT phải được đánh máy, in bằng mực không tẩy được, đánh số trang theo thứ tự liên tục. Đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), các văn bản bổ sung, làm rõ HSDT (nếu có), biểu giá và các biểu mẫu khác yêu cầu đại diện hợp pháp của nhà thầu ký theo hướng dẫn tại Chương IV.

3. Những chữ viết chen giữa, tẩy xóa hoặc viết đè lên bản đánh máy chỉ có giá trị khi có chữ ký (của người ký đơn dự thầu) ở bên cạnh và được đóng dấu (nếu có).

. CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ THẦU

Mục 7. Ngôn ngữ sử dụng 

HSDT cũng như tất cả văn bản, tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu liên quan đến việc đấu thầu phải được viết bằng ngôn ngữ như quy định trong BDL.

Mục 8. Nội dung HSDT

HSDT do nhà thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

1. Đơn dự thầu theo quy định tại Mục 10 Chương này;

2. Giá dự thầu và biểu giá theo quy định tại Mục 11 Chương này;

3. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 13 Chương này;

4. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa theo quy định tại Mục 14 Chương này;

5. Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 15 Chương này;

6. Các nội dung khác quy định tại BDL.

Mục 9. Thay đổi tư cách tham gia đấu thầu 

Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua HSMT thì thực hiện theo quy định tại BDL.

Mục 10. Đơn dự thầu

Đơn dự thầu do nhà thầu chuẩn bị và phải được ghi đầy đủ theo Mẫu số 1 Chương IV, có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu (là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương IV). Trường hợp ủy quyền, nhà thầu gửi kèm theo các tài liệu, giấy tờ theo quy định trong BDL để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký, trừ trường hợp trong văn bản thỏa thuận liên danh có quy định các thành viên trong liên danh thỏa thuận cho thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự thầu. Trường hợp từng thành viên liên danh có ủy quyền thì thực hiện như đối với nhà thầu độc lập.

Mục 11. Giá dự thầu và biểu giá 

1. Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc HSDT sau khi trừ phần giảm giá (nếu có). Giá dự thầu của nhà thầu phải bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu về cung cấp nêu tại Phần thứ hai của HSMT này.

2. Nhà thầu phải ghi các thông tin phù hợp vào biểu giá như đơn giá, thành tiền cho từng hạng mục hàng hóa (lập theo Mẫu số 4, số 5 và số 6 Chương IV). Trong mỗi biểu giá, nhà thầu phải ghi rõ các yếu tố cấu thành giá chào theo quy định trong BDL.

3. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì có thể nộp cùng với HSDT hoặc nộp riêng song phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp thư giảm giá nộp cùng với HSDT thì nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu trước hoặc tại thời điểm đóng thầu hoặc phải có bảng kê thành phần HSDT trong đó có thư giảm giá. Trong thư giảm giá cần nêu rõ nội dung và cách thức giảm giá vào các hạng mục cụ thể nêu trong biểu giá. Trường hợp không nêu rõ cách thức giảm giá thì được hiểu là giảm đều theo tỷ lệ cho tất cả hạng mục nêu trong biểu giá.

4. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần độc lập và cho phép dự thầu theo từng phần như quy định trong BDL thì nhà thầu có thể chào cho một hoặc nhiều phần của gói thầu. Nhà thầu cần chào đủ các hạng mục trong một hoặc nhiều phần của gói thầu mà mình tham dự.

5. Các thuật ngữ EXW, CIP, CIF và các thuật ngữ tương tự khác được hiểu theo giải thích của Incoterms ban hành vào thời gian được quy định trong BDL.

Mục 12. Đồng tiền dự thầu

Giá dự thầu được chào bằng đồng tiền được quy định trong BDL.

Mục 13. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu 

1. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu:

a) Đối với nhà thầu độc lập, phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của mình như quy định trong BDL.

b) Đối với nhà thầu liên danh, phải cung cấp các tài liệu sau đây:

- Các tài liệu nêu tại điểm a khoản này đối với từng thành viên trong liên danh;

- Văn bản thỏa thuận liên danh giữa các thành viên theo quy định tại khoản 2 Mục 2 Chương này.

2. Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu:

a) Các hợp đồng đang thực hiện và các hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện được liệt kê theo Mẫu số 8 và Mẫu số 9 Chương IV; năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính được liệt kê theo Mẫu số 10 Chương IV, năng lực tài chính của nhà thầu được liệt kê theo Mẫu số 12 Chương IV. Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu liên danh là tổng năng lực và kinh nghiệm của các thành viên trên cơ sở phạm vi công việc mà mỗi thành viên đảm nhận, trong đó từng thành viên phải chứng minh năng lực và kinh nghiệm của mình là đáp ứng yêu cầu của HSMT cho phần việc được phân công thực hiện trong liên danh.

b) Các tài liệu khác được quy định trong BDL.

3. Việc sử dụng lao động nước ngoài được quy định trong BDL()

Mục 14. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa 

1. Nhà thầu phải nêu rõ xuất xứ của hàng hóa (theo quy định tại Mục 3 Chương này), ký mã hiệu, nhãn mác của sản phẩm và các tài liệu kèm theo để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa.

2. Nhà thầu phải cung cấp các tài liệu theo quy định trong BDL để chứng minh hàng hóa được cung cấp là phù hợp (đáp ứng) yêu cầu của HSMT.

Mục 15. Bảo đảm dự thầu 

1. Khi tham gia đấu thầu, nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu theo quy định trong BDL. Trường hợp liên danh thì phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu theo một trong hai cách sau:

a) Từng thành viên trong liên danh sẽ thực hiện riêng rẽ bảo đảm dự thầu nhưng bảo đảm tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 15 BDL; nếu bảo đảm dự thầu của một thành viên trong liên danh được xác định là không hợp lệ thì HSDT của liên danh đó sẽ bị loại theo điều kiện tiên quyết.

b) Các thành viên trong liên danh thỏa thuận để một thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh. Trong trường hợp này, bảo đảm dự thầu có thể bao gồm tên của liên danh hoặc tên của thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh nhưng đảm bảo tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 15 BDL.

2. Bảo đảm dự thầu được coi là không hợp lệ khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: có giá trị thấp hơn, không đúng đồng tiền quy định, thời gian hiệu lực ngắn hơn, không nộp theo địa chỉ (tên và địa chỉ của bên mời thầu) và thời gian quy định trong HSMT, không đúng tên gói thầu, tên nhà thầu (đối với nhà thầu liên danh thì theo quy định tại khoản 1 Mục này), không phải là bản gốc và không có chữ ký hợp lệ (đối với thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính).

3. Nhà thầu không trúng thầu sẽ được hoàn trả bảo đảm dự thầu trong thời gian quy định trong BDL. Đối với nhà thầu trúng thầu, bảo đảm dự thầu được hoàn trả sau khi nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng.

4. Nhà thầu không được nhận lại bảo đảm dự thầu trong các trường hợp sau đây:

a) Rút HSDT sau khi đóng thầu mà HSDT vẫn còn hiệu lực;

b) Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu mà không tiến hành hoặc từ chối tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng hoặc đã thương thảo, hoàn thiện xong nhưng từ chối ký hợp đồng mà không có lý do chính đáng;

c) Không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hợp đồng có hiệu lực.

Trường hợp một thành viên trong liên danh vi phạm dẫn đến nhà thầu không được nhận lại bảo đảm dự thầu theo quy định tại khoản này thì tất cả thành viên trong liên danh đều bị tịch thu bảo đảm dự thầu.

Mục 16. Thời gian có hiệu lực của HSDT 

1. Thời gian có hiệu lực của HSDT được tính từ thời điểm đóng thầu và phải đảm bảo như quy định trong BDL. HSDT có thời gian hiệu lực ngắn hơn so với quy định trong BDL là không hợp lệ và bị loại.

2. Bên mời thầu có thể gửi văn bản yêu cầu nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của HSDT một hoặc nhiều lần với tổng thời gian của tất cả các lần yêu cầu nhà thầu gia hạn không quá 30 ngày, đồng thời yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc gia hạn thì HSDT của nhà thầu này không được xem xét tiếp và trong trường hợp này nhà thầu được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Mục 17. Quy cách của HSDT và chữ ký trong HSDT

1. Nhà thầu phải chuẩn bị một bản gốc và một số bản chụp HSDT được quy định trong BDL và ghi rõ “bản gốc” và “bản chụp” tương ứng. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc. Trong quá trình đánh giá, nếu bên mời thầu phát hiện bản chụp có lỗi kỹ thuật như chụp nhòe, không rõ chữ, chụp thiếu trang hoặc các lỗi khác thì lấy nội dung của bản gốc làm cơ sở. Trường hợp bản chụp có nội dung sai khác so với bản gốc thì tùy theo mức độ sai khác, bên mời thầu sẽ quyết định xử lý cho phù hợp, chẳng hạn sai khác đó là không cơ bản, không làm thay đổi bản chất của HSDT thì được coi là lỗi chấp nhận được; nhưng nếu sai khác đó làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT so với bản gốc thì bị coi là gian lận, HSDT sẽ bị loại, đồng thời nhà thầu sẽ bị xử lý theo quy định tại Mục 37 Chương này.

2. HSDT phải được đánh máy, in bằng mực không tẩy được, đánh số trang theo thứ tự liên tục. Đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), các văn bản bổ sung, làm rõ HSDT (nếu có), biểu giá và các biểu mẫu khác yêu cầu đại diện hợp pháp của nhà thầu ký theo hướng dẫn tại Chương IV.

3. Những chữ viết chen giữa, tẩy xóa hoặc viết đè lên bản đánh máy chỉ có giá trị khi có chữ ký (của người ký đơn dự thầu) ở bên cạnh và được đóng dấu (nếu có).